Todo sobre legalizar tus cuentas anuales

Una de las obligaciones registrales que más quebraderos de cabeza da a las pequeñas y medianas empresas es la legalización de libros contables, sus respectivas cuentas anuales y presentación ante el registro mercantil. Aquí te contamos todo aquello que debes saber para cumplir a la perfección con este deber y no pasarte de plazo.

¿Qué son los libros contables?

Los libros contables son un conjunto de informes que contienen información económica y financiera sobre una empresa. El Código de Comercio es el que regula estas prácticas a través de su artículo 28.

Existen diferentes tipos de libros contables, algunos son obligatorios y otros voluntarios en cuanto a presentarlos en el registro de forma anual:

• Obligatorios:
  • El Libro Diario. En él se deben registrar día a día todas las operaciones económicas relacionadas con la empresa. Deberán estar ordenadas de forma cronológica.
  • El Libro de Inventario y Cuentas Anuales. En él se deberán transcribir, al menos de forma trimestral, los balances de sumas y saldos de la empresa. También tendrá que contener el balance-inventario de cierre de ejercicio. Otros aspectos que tienen que incluirse en este libro serían la cuenta de resultados, el balance de situación, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de la tesorería y la memoria.
• Voluntarios: el Libro Mayor y otros auxiliares, como el Libro de caja, el de entradas y salidas de almacén, el Libro de Banco o el Libro auxiliar de vencimientos.

¿Es obligatorio la legalización de libros contables y cuentas anuales?

Son varias las leyes que intervienen en la regulación de la obligatoriedad a la hora de presentar las cuentas anuales. La norma general, dictada por el Código de Comercio, es que todos tienen la obligación de presentar los libros contables. No obstante, si profundizamos en los diferentes tipos de personalidades jurídicas que pueden tener los empresarios, así como en el tipo de estimación elegida para tributar, nos encontramos con que no todos tienen la misma obligación contable.

• Todo aquel que esté obligado a presentar el Impuesto sobre Sociedades sí tiene que legalizar sus libros contables.
• Los autónomos, sociedades civiles y comunidades tienen la obligación de tributar el IRPF a través de tres grupos de estimación diferentes, cuyas obligaciones difieren:
  • Estimación directa: en este subgrupo se encuadran las personas físicas con ingresos de más de 600 mil euros anuales o que hayan elegido voluntariamente esta modalidad. En su caso, la legalización de los libros contables y la presentación de los mismos ante el Registro Mercantil no son obligatorias.
  • Estimación directa simplificada: incluye a las personas físicas con ingresos menores de 600 mil euros anuales. No están obligados a llevar una contabilidad oficial, pero sí han de determinar el beneficio de su negocio. Tampoco tienen que presentar los libros en el registro.
  • Módulos: a este régimen se acogen aquellas personas físicas que realicen cualquier actividad cuyo epígrafe se incluya en la tributación por estimación objetiva. No es obligatorio llevar ningún libro al registro mercantil, pero han de conservar, agrupadas por trimestres, todas las facturas emitidas y recibidas.

La Agencia Tributaria indica una serie de directrices a la hora de llevar a cabo las cuentas anuales, entre las que destacan que “el empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios”.

¿Cuándo hay que presentar las cuentas anuales?

Los empresarios cuentan con un plazo máximo de cuatro meses desde la finalización del ejercicio para presentar los libros de contabilidad ante el registro mercantil. De esta manera, si una entidad cierra su año a día 31 de diciembre, tendrá hasta el 30 de abril del año siguiente para resolver este trámite. La validez de la legalización de los libros de cuentas es de un año, por ello que se tengan que presentar de forma anual y registrando el ejercicio anterior.

¿Cómo puedo presentar los libros contables?

Según establece la Ley 14/2013, del 27 de septiembre, los libros de cuentas anuales se han de presentar de forma telemática ante el Registro Mercantil. Es decir, a través de un proceso informático. Para ello, el empresario ha de contar con el programa Legalia, que puede descargar gratuitamente desde la página de Registradores de España, en donde también podrá consultar el manual de usuario.

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