Es posible que alguna vez te hayas encontrado con una factura proforma pero, ¿sabes cuál la diferencia entre una factura ordinaria –como las de luz y gas-, un presupuesto y una proforma? En este artículo te contamos para qué sirve, cuáles son sus usos más habituales y cómo puedes emitirla.
Se trata de una factura provisional que se le entrega al cliente donde se detalla la futura actividad comercial, tiene naturaleza legal y comercial pero carece de validez fiscal y contable.
Normalmente se generan en el momento de llegar a un acuerdo con el cliente o una vez se ha realizado el pedido pero no ha sido abonado. La factura proforma no es válida como justificante de pago, pero sí para acreditar el servicio prestado.
Además, suele utilizarse en el comercio internacional, en el momento de realizar operaciones exteriores cuando un producto pasa por aduanas. Es un documento justificativo para pedir licencia de importación, autorizar el pago de la operación con divisas o solicitar un crédito documentario en el banco. Si buscas un impulso en la internacionalización de tu empresa, en ABANCA puedes financiar las operaciones de importación y exportación con los créditos al comercio exterior (COMEX).
La factura proforma tiene únicamente carácter informativo, con lo que no entra dentro de la contabilidad. Esto significa que ni se declara ni se liquida, sirve para informar y su propósito consiste en acordar las condiciones de venta de un servicio o producto.
Diferencias entre presupuesto y factura proforma
Este tipo de factura se puede considerar lo mismo que un presupuesto, pero a efectos legales, tienen una validez distinta. El presupuesto no tiene ningún tipo de validez legal, pero la factura proforma si, es un documento acreditativo para el desarrollo de una actividad. Además, como indicamos anteriormente, justifica un servicio prestado.
¿Cómo se hace?
Hay varios datos que deben aparecer para realizar una factura proforma, normalmente los mismos que se utilizan en cualquier factura convencional. En el encabezado debe especificarse que es una factura proforma. El resto de datos serán los siguientes:
- Fecha de emisión
- Datos del proveedor: nombre comercial, razón social, NIF, datos de contacto, dirección e IVA intracomunitario si procede.
- Datos del cliente: incluyendo nombre, domicilio, identificación fiscal, número de IVA.
- Descripción de los productos incluyendo el precio total
- Impuestos
Además, se puede añadir otra información que parezca necesaria o relevante, y debe ser numerada de forma distinta a las facturas ordinarias.
Diferencia entre factura proforma y factura digital
La factura digital o electrónica es idéntica a una factura ordinaria. La única diferencia es que se emite y envía por medios electrónicos. No se pueden emitir si el receptor no las acepta, ya que esta vía debe ser acordada por ambas partes.
La diferencia entre la factura proforma y la factura digital es la misma que con las facturas ordinarias, una proforma no tiene validez fiscal o contable, mientras que la digital sí lo tiene.
En definitiva, es un documento más formal que un presupuesto. Esta se emite cuando la relación con el cliente está más afianzada, y es el paso previo a realizar la factura definitiva.
Recuerda que los contenidos de este blog tienen carácter informativo. Cualquier actuación motivada por su contenido o por la interpretación de las normas a las que hace referencia deberá ser analizada de forma específica teniendo en cuenta la situación particular de que se trate.
