Duran más tiempo del necesario; se llevan a cabo sin planificación previa; el tema principal pasa a un segundo plano para tratar otros asuntos que van surgiendo… Y pocas veces sales con la sensación de que haya sido una reunión eficiente, sino más bien todo lo contrario. Te suena, ¿verdad?
Muchas de las personas que, por su profesión, se ven obligadas a acudir de manera regular a reuniones de trabajo saben que, por lo general, son menos productivas de lo que podrían ser. Se alargan durante horas, obligan a los convocados a dejar sus tareas pendientes y, cuando terminan, nadie es capaz de sacar una conclusión útil. Es un problema muy común que, por suerte, tiene una solución sencilla. Y se basa en la planificación.
¿Cómo planificar una reunión eficiente en tu empresa?
En este artículo te daremos una serie de consejos que deberás llevar a la práctica antes, durante y después de las reuniones para que, por fin, sean eficaces y productivas al cien por cien. ¡Continúa leyendo!
Antes de la reunión
- Establece un objetivo
Tienes que ser capaz de resumir el objetivo o propósito de la reunión de manera clara y concisa. Saber cuál es el resultado que persigues convocándola es indispensable para que resulte ser una reunión eficiente.
- Solo cuando sea realmente necesaria
Pregúntate si la reunión es imprescindible. En muchas ocasiones, el asunto a tratar podría resolverse con una llamada o una breve conversación cara a cara.
- No convoques a gente de más
A la hora de citar a los asistentes, olvídate de los “por si acaso”. Acudir a una reunión implica dejar de lado otras tareas pendientes y, además, las personas que no están al tanto del asunto a tratar acaban ralentizando el desarrollo de la misma.
- Elabora la agenda
Para que todos sepan con exactitud la temática y el objetivo, elabora un documento con el timing y los puntos que se abordarán durante la reunión. Puedes incluir, además, instrucciones o material de apoyo, siempre y cuando sea de utilidad para los participantes.
- Reduce su duración
Las reuniones deben planificarse para la consecución de un objetivo. Y para llegar hasta él no siempre es necesario invertir una hora. A veces, con quince minutos es más que suficiente. En este sentido, la metodología Scrum consiste en realizar una reunión de equipo diaria, de pie y durante no más de un cuarto de hora, para sincronizarse entre todos y organizar el plan de trabajo para la jornada.
Durante la reunión
- Sé puntual
Tienes la agenda apretadísima, ¿verdad? Pues lo mismo le sucede a tus compañeros. Es realmente importante ser puntual y terminar a la hora prevista o, si puedes permitírtelo, algo antes. Y es que, como sabes, pasar una mañana completa saliendo de una reunión y entrando en otra sin apenas cinco minutos para descansar es agotador.
- Apaga el teléfono
O, en su defecto, activa el modo avión. Solo así serás capaz de prestar toda la atención, evitar distracciones e interrupciones innecesarias y de lograr, en definitiva, que sea una verdadera reunión eficiente.
- Practica el parking
Algo tan sencillo como anotar en una hoja o en una pizarra los temas relevantes que van surgiendo para tratarlos en futuras convocatorias te ayudará a ahorrar tiempo y, sobre todo, a centrarte en el objetivo de la reunión.
- Haz un resumen
Es interesante ir tomando nota las decisiones que vais acordando a lo largo de la reunión para revisarlas justo al finalizar. En este sentido, Que todas las personas aporten lo que han ido anotando será de gran utilidad para no dejar ningún cabo suelto.
Después de la reunión
Una vez finalizada la reunión, la persona encargada de organizarla deberá enviar a todos los participantes un acta a modo de resumen para que quede constancia por escrito de todo lo hablado y decidido durante la misma. Además, como es lógico, tendrá que realizar un seguimiento de las acciones en los tiempos previstos.
Y es que, si no existe una planificación previa y un seguimiento durante y después de la reunión, ¿de qué sirve invertir tiempo y esfuerzos en ellas? En ABANCA, con nuestros productos y servicios para empresas buscamos precisamente eso: que te centres en tu negocio. Del tema financiero nos ocupamos nosotros. ¡Consúltanos!
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